{"id":1393,"date":"2025-06-27T14:21:25","date_gmt":"2025-06-27T12:21:25","guid":{"rendered":"https:\/\/seka.pl\/magazyn\/?p=1393"},"modified":"2026-02-06T11:12:04","modified_gmt":"2026-02-06T10:12:04","slug":"audyt-akt-osobowych-o-jakich-dokumentach-najczesciej-zapominaja-pracodawcy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.seka.pl\/magazyn\/audyt-akt-osobowych-o-jakich-dokumentach-najczesciej-zapominaja-pracodawcy\/","title":{"rendered":"Audyt akt osobowych – o jakich dokumentach najcz\u0119\u015bciej zapominaj\u0105 pracodawcy"},"content":{"rendered":"\n

Co sprawdza si\u0119 podczas audytu? Za jakie b\u0142\u0119dy i braki grozi kara wysoko\u015bci 30 tys. z\u0142? Czyli wszystko o tym, dlaczego audyt akt osobowych zapewnia spokojny sen pracodawcy.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Prowadzenie akt osobowych jest obowi\u0105zkiem pracodawcy uregulowanym w art. 94 pkt 9a) Kodeksu pracy. Brak prowadzenia akt osobowych pracownik\u00f3w mo\u017ce by\u0107 potraktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, <\/strong>za kt\u00f3re pracodawca lub osoba dzia\u0142aj\u0105ca w jego imieniu mo\u017ce podlega\u0107 karze grzywny od 1000 z\u0142 do 30 000 z\u0142 <\/strong> \u2013 art. 281 \u00a7 1 pkt 6 k.p.<\/p>\n\n\n\n

Jak d\u0142ugo pracodawca musi przechowywa\u0107 dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105?<\/h2>\n\n\n\n

Pracodawca musi przechowywa\u0107 dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 w spos\u00f3b gwarantuj\u0105cy zachowanie jej poufno\u015bci, integralno\u015bci, kompletno\u015bci oraz dost\u0119pno\u015bci, w warunkach niegro\u017c\u0105cych uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a tak\u017ce przez okres 10 lat<\/strong>, licz\u0105c od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym stosunek pracy uleg\u0142 rozwi\u0105zaniu lub wygas\u0142, chyba \u017ce odr\u0119bne przepisy przewiduj\u0105 d\u0142u\u017cszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.<\/p>\n\n\n\n

Co jest przyczyn\u0105 spor\u00f3w pracodawcy – pracownicy?<\/h2>\n\n\n\n

Spory z pracownikami i problemy pracodawc\u00f3w w du\u017cej mierze wynikaj\u0105 z b\u0142\u0119d\u00f3w lub brak\u00f3w w dokumentach kadrowych lub p\u0142acowych. Spory takie wielokrotnie maj\u0105 sw\u00f3j fina\u0142 w s\u0105dzie. <\/p>\n\n\n\n

W przypadku spraw s\u0105dowych z zakresu prawa pracy, w zasadzie w ka\u017cdej sprawie s\u0105d \u017c\u0105da przekazania mu akt osobowych pracownika<\/strong>, kt\u00f3rego sprawa dotyczy. Zwykle s\u0105d zajmuje si\u0119 dokumentami, kt\u00f3re s\u0105 zwi\u0105zane ze spraw\u0105, dlatego istotna jest poprawno\u015b\u0107 regulacji w nich zawartych. Z naszego do\u015bwiadczenia w prowadzeniu spraw z zakresu prawa pracy wynika jednak, \u017ce przy \u017ale prowadzonych aktach \u2013 tj. nierzetelnie, bez nale\u017cytej staranno\u015bci \u2013 mo\u017ce mie\u0107 to wp\u0142yw na wizerunek danego pracodawcy przed s\u0105dem. Trudno jest bowiem zbudowa\u0107 obraz pracodawcy, kt\u00f3ry skrupulatnie przestrzega wymog\u00f3w prawa, gdy s\u0105d widzi akta osobowe prowadzone w spos\u00f3b niedba\u0142y lub nieprawid\u0142owy.<\/p>\n\n\n\n

Szczeg\u00f3\u0142owe wymogi prawne dotycz\u0105ce prowadzenia akt osobowych<\/a> zawiera rozporz\u0105dzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spo\u0142ecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 535), dalej zwane rozporz\u0105dzeniem.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Zakres audytu – co obejmuje?<\/h2>\n\n\n\n

a) Wymogi dotycz\u0105ce prowadzenia akt osobowych przewidziane w przepisach<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Audyt akt osobowych w pierwszej kolejno\u015bci weryfikuje, czy w ka\u017cdej cz\u0119\u015bci akt osobowych znajduj\u0105 si\u0119 wymagane dokumenty. <\/strong>Sprawdzane s\u0105 kompletno\u015b\u0107 dokumentacji, chronologia u\u0142o\u017cenia dokument\u00f3w i ich prawid\u0142owe numerowanie.<\/p>\n\n\n\n

Wed\u0142ug rozporz\u0105dzenia pracodawca prowadzi oddzielne dla ka\u017cdego pracownika akta osobowe. Sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 one z pi\u0119ciu cz\u0119\u015bci i obejmuj\u0105:<\/p>\n\n\n\n

1) Cz\u0119\u015b\u0107 A,<\/strong> w kt\u00f3rej maj\u0105 by\u0107 o\u015bwiadczenia lub dokumenty dotycz\u0105ce danych osobowych, zgromadzone w zwi\u0105zku z ubieganiem si\u0119 o zatrudnienie, a tak\u017ce skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotycz\u0105ce wst\u0119pnych, okresowych i kontrolnych bada\u0144 lekarskich (art. 229 \u00a7 1 pkt 1, \u00a7 11<\/sup> i 12<\/sup> Kodeksu pracy).<\/p>\n\n\n\n

2) Cz\u0119\u015b\u0107 B,<\/strong> w kt\u00f3rej maj\u0105 znajdowa\u0107 si\u0119 o\u015bwiadczenia lub dokumenty dotycz\u0105ce nawi\u0105zania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W rozporz\u0105dzeniu wskazane s\u0105 szczeg\u00f3\u0142owo dokumenty, kt\u00f3re powinny znale\u017a\u0107 si\u0119 w tej cz\u0119\u015bci akt osobowych, np. umowy o prac\u0119.<\/p>\n\n\n\n

3) Cz\u0119\u015b\u0107 C<\/strong>, zawieraj\u0105ca o\u015bwiadczenia lub dokumenty zwi\u0105zane z rozwi\u0105zaniem albo wyga\u015bni\u0119ciem stosunku pracy. Rozporz\u0105dzenie okre\u015bla, jakie dok\u0142adnie dokumenty musz\u0105 znale\u017a\u0107 si\u0119 w tej cz\u0119\u015bci akt osobowych (m.in. kopia wydanego \u015bwiadectwa pracy).<\/p>\n\n\n\n

4) Cz\u0119\u015b\u0107 D<\/strong>, w kt\u00f3rej maj\u0105 znajdowa\u0107 si\u0119 odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty zwi\u0105zane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialno\u015bci porz\u0105dkowej lub odpowiedzialno\u015bci okre\u015blonej w odr\u0119bnych przepisach, kt\u00f3re przewiduj\u0105 zatarcie kary po up\u0142ywie okre\u015blonego czasu.<\/p>\n\n\n\n

5) Cz\u0119\u015b\u0107 E,<\/strong> zawieraj\u0105ca dokumenty zwi\u0105zane z kontrol\u0105 trze\u017awo\u015bci pracownika lub kontrol\u0105 na obecno\u015b\u0107 w jego organizmie \u015brodk\u00f3w dzia\u0142aj\u0105cych podobnie do alkoholu. Rozporz\u0105dzenie okre\u015bla, jakie dok\u0142adnie dokumenty musz\u0105 znale\u017a\u0107 si\u0119 w tej cz\u0119\u015bci akt osobowych, np. informacje dotycz\u0105ce kontroli trze\u017awo\u015bci pracownika przeprowadzonej przez pracodawc\u0119 (art. 221<\/sup>c \u00a7 6 Kodeksu pracy).<\/p>\n\n\n\n

O\u015bwiadczenia lub dokumenty znajduj\u0105ce si\u0119 w poszczeg\u00f3lnych cz\u0119\u015bciach akt osobowych pracownika przechowuje si\u0119 w porz\u0105dku chronologicznym oraz numeruje. Ka\u017cda z cz\u0119\u015bci akt osobowych musi zawiera\u0107 wykaz znajduj\u0105cych si\u0119 w niej o\u015bwiadcze\u0144 lub dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

b) Weryfikacja poszczeg\u00f3lnych dokument\u00f3w<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Profesjonalny audyt polega nie tylko na ustaleniu, czy spe\u0142nione s\u0105 wszystkie wymogi wynikaj\u0105ce z rozporz\u0105dzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, ale r\u00f3wnie\u017c<\/strong> (a mo\u017ce przede wszystkim) koncentruje si\u0119 na analizie tre\u015bci poszczeg\u00f3lnych dokument\u00f3w oraz \u2013 w przypadku niekt\u00f3rych obowi\u0105zk\u00f3w \u2013 ustaleniu, czy pracodawca przestrzega\u0142 wymaganych prawem termin\u00f3w<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Jakie braki i b\u0142\u0119dy odkrywaj\u0105 audytorzy?<\/h2>\n\n\n\n

Ze szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0105 warto sprawdzi\u0107 umowy o prac\u0119. Dosy\u0107 cz\u0119sto wyst\u0119puj\u0105cym b\u0142\u0119dem w tych dokumentach jest nieprawid\u0142owe ustalenie miejsca pracy.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

W my\u015bl znowelizowanego w dniu 26.04.2023 r. przepisu art. 29 \u00a7 1 Kodeksu pracy jeden z podstawowych element\u00f3w umowy o prac\u0119 to \u201emiejsce lub miejsca wykonywania pracy\u201d. Zmiana art. 29 k.p. polega\u0142a m.in., na dopisaniu zwrotu: \u201elub miejsca\u201d, co potwierdza, \u017ce pracownik mo\u017ce \u015bwiadczy\u0107 prac\u0119 w wi\u0119cej ni\u017c jednym miejscu. B\u0142\u0119dy w umowach o prac\u0119 dotycz\u0105ce miejsca wykonywania pracy polegaj\u0105 przede wszystkim na tym, \u017ce regulacje w dokumencie nie odzwierciedlaj\u0105 faktycznego miejsca \u015bwiadczenia pracy, a w umowach o prac\u0119 powinno znajdowa\u0107 si\u0119 miejsce pracy zgodne z rzeczywistym stanem faktycznym.<\/p>\n\n\n\n

Kodeks pracy nie definiuje wprawdzie poj\u0119cia miejsca pracy, ale orzecznictwo jest do\u015b\u0107 obszerne. <\/p>\n\n\n\n

Przyk\u0142adowo w wyroku S\u0105du Najwy\u017cszego z 1 kwietnia 1985 r. wyja\u015bniono, \u017ce: nale\u017cy odr\u00f3\u017cni\u0107 \u201emiejsce pracy\u201d pracownika od \u201esiedziby zak\u0142adu pracy\u201d. Miejsce \u015bwiadczenia pracy stanowi jeden z istotnych sk\u0142adnik\u00f3w umowy o prac\u0119, obustronnie uzgodniony, obj\u0119ty og\u00f3lnym zakazem jednostronnej zmiany przez kt\u00f3regokolwiek z kontrahent\u00f3w umowy. <\/p>\n\n\n\n

Strony zawieraj\u0105ce umow\u0119 o prac\u0119 maj\u0105 du\u017c\u0105 swobod\u0119 w okre\u015blaniu miejsca pracy. Mo\u017ce by\u0107 ono okre\u015blone na sta\u0142e b\u0105d\u017a jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienno\u015b\u0107 miejsca pracy mo\u017ce wynika\u0107 z samego charakteru (rodzaju) pe\u0142nionej pracy. Og\u00f3lnie pod poj\u0119ciem miejsca pracy rozumie si\u0119 b\u0105d\u017a sta\u0142y punkt w znaczeniu geograficznym b\u0105d\u017a pewien oznaczony obszar, stref\u0119 okre\u015blon\u0105 granicami jednostki administracyjnej podzia\u0142u kraju lub w inny dostatecznie wyra\u017any spos\u00f3b, w kt\u00f3rym ma nast\u0105pi\u0107 dope\u0142nienie \u015bwiadczenia pracy. (I PR 19\/85, LEX nr 13556).<\/p>\n\n\n\n

Z powy\u017cszego wynika, \u017ce miejsce \u015bwiadczenia pracy mo\u017ce by\u0107 okre\u015blone w umowie w r\u00f3\u017cny spos\u00f3b. Wa\u017cne, aby by\u0142o to ustalone zgodnie z rzeczywistym stanem faktycznym.<\/p>\n\n\n\n

Niepe\u0142ny wymiar pracy – o czym zapominaj\u0105 pracodawcy?<\/h2>\n\n\n\n

Bardzo cz\u0119stym b\u0142\u0119dem pracodawc\u00f3w w umowach o prac\u0119 jest brak klauzuli dla pracownika zatrudnionego w niepe\u0142nym wymiarze czasu pracy. Zgodnie z art. 151 \u00a7 5 k.p. strony ustalaj\u0105 w umowie o prac\u0119 dopuszczaln\u0105 liczb\u0119 godzin pracy ponad okre\u015blony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepe\u0142nym wymiarze czasu pracy, kt\u00f3rych przekroczenie uprawnia pracownika do normalnego wynagrodzenia, a tak\u017ce dodatku do wynagrodzenia, o kt\u00f3rym mowa w art. 1511<\/sup> \u00a7 1 k.p. Pracodawcy dosy\u0107 cz\u0119sto zapominaj\u0105 o wprowadzeniu takiej klauzuli, pomimo wskazanego wy\u017cej przepisu.<\/p>\n\n\n\n

Istotne jest tak\u017ce zweryfikowanie, czy s\u0105 podpisywane aneksy do um\u00f3w o prac\u0119<\/strong> (porozumienia zmieniaj\u0105ce umow\u0119 o prac\u0119), np. w przypadku zmiany stanowiska pracy. Zdarza si\u0119 w praktyce, \u017ce pracownik pracuje na innym stanowisku ni\u017c to, kt\u00f3re ma zapisane w umowie o prac\u0119. Mo\u017ce to prowadzi\u0107 do wielu negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Umowa o zakazie konkurencji – co powinno w niej by\u0107?<\/h2>\n\n\n\n

Warto sprawdzi\u0107, czy w aktach osobowych s\u0105 umowy o zakazie konkurencji.<\/strong> Je\u017celi s\u0105, w\u00f3wczas istotne jest, aby zosta\u0142 w nich zdefiniowany zakaz konkurencji oraz aby by\u0142 on zapisany w spos\u00f3b wystarczaj\u0105co precyzyjny.<\/p>\n\n\n\n

Z umowy powinno wynika\u0107, co jest zakazem konkurencji, a tak\u017ce jaki jest jego zakres przedmiotowy, podmiotowy i terytorialny.<\/p>\n\n\n\n

Gdy pracownik wychowuje dziecko<\/h2>\n\n\n\n

Bardzo cz\u0119sto spotykamy si\u0119 z sytuacj\u0105, gdy w aktach osobowych pracownik\u00f3w \u2013 m\u0119\u017cczyzn wychowuj\u0105cych dziecko do uko\u0144czenia przez nie 8. roku \u017cycia \u2013 brakuje odpowiednich o\u015bwiadcze\u0144<\/strong>, np. dotycz\u0105cych zgody (lub jej braku) na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o kt\u00f3rym mowa w art. 139 k.p., oraz delegowanie poza sta\u0142e miejsce pracy.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Co musz\u0105 zawiera\u0107 akta osobowe?<\/h2>\n\n\n\n

Akta osobowe musz\u0105 zawiera\u0107 <\/strong>skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie<\/a> dotycz\u0105ce wst\u0119pnych, okresowych i kontrolnych bada\u0144 lekarskich. Na ich podstawie mo\u017cna zweryfikowa\u0107, czy dopuszczono pracownika do pracy z aktualnym orzeczeniem lekarskim stwierdzaj\u0105cym brak przeciwwskaza\u0144 do pracy na okre\u015blonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania, czy te\u017c nie spe\u0142niono tego wymogu, dopuszczaj\u0105c pracownika do pracy.<\/p>\n\n\n\n

W aktach osobowych powinny znajdowa\u0107 si\u0119 tak\u017ce potwierdzenia odbycia szkole\u0144 w zakresie BHP<\/a><\/strong>. Nie wolno dopu\u015bci\u0107 pracownika do pracy, do kt\u00f3rej wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiej\u0119tno\u015bci, a tak\u017ce dostatecznej znajomo\u015bci przepis\u00f3w oraz zasad bezpiecze\u0144stwa i higieny pracy. Dokumenty znajduj\u0105ce si\u0119 w aktach osobowych wskazuj\u0105 na daty odbycia poszczeg\u00f3lnych szkole\u0144, wi\u0119c warto to zweryfikowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n

Aktualno\u015b\u0107 orzecze\u0144 bada\u0144 lekarskich oraz szkole\u0144 BHP to zagadnienia bardzo istotne z punktu widzenia odpowiedzialno\u015bci przed Pa\u0144stwow\u0105 Inspekcj\u0105 Pracy<\/strong>, jak te\u017c w przypadku ewentualnego wypadku przy pracy \u2013 szczeg\u00f3lnie gdyby dosz\u0142o do ci\u0119\u017ckiego, \u015bmiertelnego lub zbiorowego wypadku przy pracy. W tym zakresie pracodawcy musz\u0105 by\u0107 zatem wyj\u0105tkowo czujni.<\/p>\n\n\n\n

To jeszcze nie wszystko<\/h2>\n\n\n\n

Wskaza\u0142am  jedynie na niewielki fragment zagadnie\u0144, kt\u00f3re s\u0105 sprawdzane w trakcie audytu akt osobowych.<\/p>\n\n\n\n

Zdarza si\u0119, \u017ce audyt akt osobowych<\/a> jest rozszerzany o analiz\u0119 regulaminu wynagradzania<\/a>, regulaminu pracy czy regulaminu zak\u0142adowego funduszu \u015bwiadcze\u0144 socjalnych. W niekt\u00f3rych przypadkach audyt dodatkowo obejmuje zak\u0142adowy uk\u0142ad zbiorowy pracy.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Korzy\u015bci z audytu akt osobowych<\/h2>\n\n\n\n

Audyt pozwala ustali\u0107 stan przestrzegania przepis\u00f3w prawa pracy u pracodawcy, a tak\u017ce umo\u017cliwia wyeliminowanie zaobserwowanych nieprawid\u0142owo\u015bci i zagro\u017ce\u0144.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

G\u0142\u00f3wne korzy\u015bci dla pracodawc\u00f3w:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1) bezpiecze\u0144stwo prawne i wyeliminowanie lub ograniczenie ryzyka kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (maksymalna wysoko\u015b\u0107 grzywny to 30 tys. z\u0142)<\/strong>;<\/p>\n\n\n\n

2) ujednolicenie i uproszczenie dokumentacji pracowniczej, co mo\u017ce wp\u0142yn\u0105\u0107 na obni\u017cenie koszt\u00f3w i zwi\u0119kszenie efektywno\u015bci pracy dzia\u0142\u00f3w HR;<\/p>\n\n\n\n

3) stosowanie bezpiecznych wzor\u00f3w dokument\u00f3w istotnie ogranicza ryzyko przegranej pracodawcy przed s\u0105dem pracy.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Kiedy przeprowadza\u0107 audyt akt osobowych?<\/h2>\n\n\n\n

Audyt akt osobowych warto przeprowadzi\u0107 w ka\u017cdym czasie, jednak szczeg\u00f3lnie istotne wydaje si\u0119 jego zlecenie i zrealizowanie w sytuacji np.:<\/strong><\/p>\n\n\n\n