Praca zdalna w czasie COVID-19 – realizacja obowiązku wobec osób, których dane są gromadzone

Administratorzy danych osobowych mają obowiązek wobec osoby, której dane są gromadzone – realizować jej żądanie np. usunięcia danych z bazy. W jaki sposób takie żądanie zrealizować podczas pracy zdalnej?

Zgodnie z przepisami RODO osoba, której dane dotyczą, może:

uzyskać dostęp do swoich danych,
dokonać sprostowania swoich danych,
żądać usunięcia swoich danych,
skorzystać z ograniczenia przetwarzania,
otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi – skorzystać z prawa do przenoszenia danych,
wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, w tym profilowania.

Pracownicy muszą mieć świadomość, że mimo wykonywania pracy zdalnej obowiązują ich te same zasady dyktowane przepisami. Dział, który odpowiada za realizację żądań praw podmiotu danych, powinien działać bez zastrzeżeń.

Przykładowo, w sytuacji, gdy pracownik musi odpisać na żądanie podmiotu danych, a nie ma dostępu do zasobów organizacji (np. nie może usunąć danych), ponieważ nie może zalogować się podczas pracy zdalnej do systemu – zgłasza to pracodawcy. Pracodawca z kolei ma obowiązek przygotować się na taką sytuację i zapewnić pracownikowi dostęp do bazy danych.

Zgodnie z przepisami RODO, administrator bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.

Źródło: „Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO” Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska