Co roku ZUS ogłasza konkurs „Dofinansowanie działań płatnika składek na poprawę bezpieczeństwa i higienę pracy”, dając przedsiębiorcom możliwość uzyskania dotacji na działania inwestycyjne, wsparte działaniami doradczymi. Maksymalna kwota dofinansowania to 300 tys. zł, minimalna – 10 tys. zł. Na złożenie projektu, który musi spełniać szereg wymogów formalnych i merytorycznych, jest tylko miesiąc, a data rozpoczęcia konkursu jest ruchoma, zbliżając się coraz bardziej do początku roku.
W tej sytuacji, chcąc przystąpić do konkursu, przedsiębiorcy muszą być dobrze przygotowani i dysponować aktualną dokumentacją, uzasadniającą potrzebę dofinansowania sprzętu lub urządzeń poprawiających BHP. Jesień to dobry moment na rozpoczęcie przygotowań. Jak przedsiębiorców wspierają specjaliści SEKA S.A., aby udział w konkursie zakończył się sukcesem? O tym można się dowiedzieć z rozmowy z Krzysztofem Rogozińskim, głównym specjalistą ds. BHP w Oddziale Białystok SEKA S.A.
Konkursy, dotacje, dofinansowania wydają się przedsiębiorcom atrakcyjne, dopóki nie zetkną się z dokumentacją. Jak jest w przypadku konkursu ZUS?
KR: – Zebranie wymaganej dokumentacji może okazać się dla wnioskodawcy procesem skomplikowanym, ponieważ wymogi formalne są bardzo szczegółowe. Obejmują one nie tylko kwestie związane bezpośrednio z bezpieczeństwem pracy, ale także m.in. konieczność uzyskania odpisów z KRS lub CEIDG, oświadczeń o niezaleganiu w opłatach ubezpieczeniowych i podatkowych oraz wielu innych dokumentów, zależnych od tematyki projektu.
W niektórych przypadkach wymagania formalne przewyższają standardowo stosowaną praktykę. Przykładowo, w projekcie dotyczącym modernizacji oświetlenia do wniosku należy dołączyć protokół z pomiarów parametrów oświetlenia wykonany przez akredytowane laboratorium, mimo że w praktyce organy nadzoru i kontroli pracy akceptują pomiary przeprowadzone przez uprawnionego elektryka. Podobnych przykładów jest znacznie więcej i różnią się one w zależności od projektu.
Przedsiębiorcy mają duże potrzeby dotyczące zakupu sprzętu i urządzeń podnoszących bezpieczeństwo i higienę pracy, dlatego że rośnie świadomość tego tematu. O dofinansowanie jakiego sprzętu i urządzeń można się starać w ramach konkursu ZUS?
KR: – Możliwość wyboru konkretnego rodzaju sprzętu, wyposażenia czy projektu instalacji zależy od tego, czy znajduje się on w katalogu działań inwestycyjnych i doradczych.
Projekt wnioskodawcy może dotyczyć wielu obszarów poprawy warunków pracy, jednak dofinansowaniu podlegają wyłącznie działania wskazane w katalogu ZUS – zarówno pod względem rodzaju sprzętu, jak i maksymalnej kwoty wsparcia dla poszczególnych zadań. Katalog ogłaszany jest corocznie przez ZUS i stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
Wśród działań inwestycyjnych i doradczych znajdują się m.in. projekty dostosowania maszyn i urządzeń technicznych do wymagań bezpieczeństwa, wyposażanie maszyn w osłony i elementy zabezpieczające, instalacja lub modernizacja oświetlenia, systemów wentylacji, zakup środków ochrony indywidualnej, a także urządzeń wspomagających prace fizyczne i zmniejszających obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego.
Dofinansowanie może obejmować również zakup sprzętu wspierającego transport i ewakuację osób z ograniczoną mobilnością czy zakup urządzeń technicznych używanych w budownictwie. Wachlarz działań jest bardzo szeroki, jednak należy pamiętać, że każde z nich musi być ukierunkowane na poprawę bezpieczeństwa pracy, a nie na zwiększenie zasobów firmy lub zakup dodatkowych maszyn niezwiązanych z ochroną pracowników.
O co pytają przedsiębiorcy, którzy chcą wziąć udział w konkursie ZUS?
KR: – Często pojawiają się pytania, czy mogą np. powiększyć ilość posiadanego sprzętu tylko po to, aby mieć go więcej, albo czy dofinansowanie można potraktować jako przyznanie określonej kwoty gotówki.
Odpowiedź jest jednoznaczna: wsparcie dotyczy wyłącznie konkretnych rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo pracy. Projekt zawsze musi odnosić się do realnych stanowisk w zakładzie, a wypłata środków następuje po jego realizacji – w całości lub w dwóch transzach: pierwsza na etapie realizacji, druga po wdrożeniu.
Jak więc należy się przygotować do konkursu, żeby projekt mógł uzyskać dofinansowanie?
KR: – Kluczowe są faktyczne potrzeby firmy, a nie jedynie chęć skorzystania z dostępnych środków na dofinansowanie. Oferta katalogu może być kusząca, jednak już na wstępnym etapie informuję, że jeśli dane działanie – np. zakup wyposażenia biurowego – nie poprawi warunków pracy, to wniosek zostanie odrzucony. Staram się zawsze rzetelnie przedstawić sytuację, aby uniknąć zbędnego zaangażowania i późniejszych rozczarowań.
W wyborze właściwego działania pomagają potrzeby wskazane przez wnioskodawcę oraz dobrze opracowana analiza stanu BHP w zakładzie. Służba BHP ma obowiązek wykonywać taką analizę co najmniej raz w roku.
Dla przykładu, w ubiegłym roku katalog obejmował 26 różnych działań, a maksymalna kwota wsparcia mogła wynieść 299 tys. zł. Dlatego projekt powinien być traktowany kompleksowo – z myślą o całej organizacji. Warto też pamiętać, że poziom wsparcia nie może przekroczyć 80% wartości inwestycji.
Kto w firmie inicjuje temat wnioskowania do ZUS o dofinansowanie i jest odpowiedzialny za temat? I jak przebiega współpraca z przedstawicielem SEKA w procesie przygotowania wniosku?
KR: – O naborze wniosków do ZUS zazwyczaj robi się głośno na początku danego roku, w którym wnioski są przyjmowane. Jeżeli chodzi o klientów, z którymi współpracuję w ramach nadzoru, to staram się przekazywać informację o przyszłym naborze wniosków już w roku poprzedzającym, żeby była możliwość spokojnej analizy potrzeb i przygotowania się do wniosku na początku następnego roku. W takim przypadku inicjatorem działań jestem ja.
Może to być też przedsiębiorca z zewnątrz, zgłaszający się po wsparcie. Wtedy mamy często mniej czasu, ponieważ z reguły takie prośby o wsparcie pojawiają się niedługo przed rozpoczęciem naboru wniosków do ZUS. Warto dodać, że trwa on dość krótko – z reguły około miesiąca – i przygotowanie kompletnego wniosku w tak krótkim czasie staje się dużym wyzwaniem. Bywa, że po krótkiej analizie widzę, że pomysł na projekt ma dużo braków i będzie bardzo pracochłonny. Wówczas staram się przekonać klienta, żeby przygotował projekt i złożył wniosek w kolejnym roku, aby mieć większą szansę na szczegółowe przygotowanie dokumentacji, opracowanie wniosku i w efekcie wygraną.
Jeśli chodzi o współpracę w procesie przygotowania wniosku i to, jaki jest zakres działania po stronie przedstawiciela SEKA, a jaki po stronie wnioskodawcy – wszystko to jest wynikiem uzgodnień z wnioskodawcą. Zasadniczo chodzi o zbudowanie zespołu i zrealizowanie zadania zespołowo.
Jeżeli chodzi o wsparcie wyłącznie od strony merytorycznej, to w przypadku wniosków wymagających opracowania szczegółowych projektów instalacji – np. wentylacyjnych, oświetleniowych, odpylających, dźwiękochłonnych itp. – staram się, o ile jest taka możliwość, koordynować projekt wyłącznie pod względem merytorycznym, aby dokumentacja projektowa odpowiadała wymaganiom zawartym w katalogu działań inwestycyjnych. Tu pojawia się potrzeba współpracy z osobą lub firmą wykonującą dany projekt dla wnioskodawcy.
Projekt danej instalacji musi być odpowiednio udokumentowany i zawierać wszystkie elementy wymienione w katalogu danego działania inwestycyjnego. Podobnie jest w przypadku wniosku o dofinansowanie zakupu maszyn, urządzeń technicznych czy wyposażenia poprawiającego poziom bezpieczeństwa pracowników.
Działanie inwestycyjne w postaci zakupów wymaga dostarczenia przez dostawcę odpowiednio sporządzonej oferty sprzedaży zawierającej konkretne dane, opisy parametrów użytkowych, deklaracje zgodności i instrukcje, które są wyszczególnione w danej pozycji katalogu.
W przypadku projektów dotyczących ograniczenia oddziaływania czynników szkodliwych niezbędna jest ocena zgodności dokumentacji powykonawczej pomiarów środowiska pracy z wymogami katalogu udokumentowanych, wcześniej wykonanych lub przeprowadzenie aktualnych pomiarów czynników szkodliwych. Takie pomiary wymagane są w przypadku projektu uwzględniającego np. poprawę jakości powietrza, ograniczenie zapylenia lub hałasu. Tu również pojawia się konieczność współpracy z podmiotem zewnętrznym, w tym przypadku z akredytowanym laboratorium wykonującym pomiary czynników szkodliwych na stanowiskach pracy, na których wnioskodawca projektuje wykonanie środków ochrony zbiorowej.
Ile trwa taki proces przygotowania wniosku i jak bardzo jest pracochłonny?
KR: – Proces przygotowania wniosku zależy od stopnia złożoności projektu. Jeżeli dotyczy on modernizacji oświetlenia, konieczne jest posiadanie projektu spełniającego wymagania katalogu – a te są dość rygorystyczne. Trzeba więc odpowiednio wcześnie zdecydować, kto przygotuje dokumentację modernizacji, kiedy należy ją zlecić oraz jak zadbać, aby spełniała wszystkie wymogi formalne i była gotowa przed terminem składania wniosków do ZUS. Sam projekt oświetlenia jest kluczowy, ale stanowi jedynie część obszernej dokumentacji wymaganej we wniosku.
Trzeba też pamiętać, że dla każdego działania wymagana jest osobna dokumentacja merytoryczna. Jeśli projekt zakłada np. poprawę warunków pracy przy ręcznym transporcie ciężarów oraz ograniczenie narażenia na hałas, to ocena ryzyka zawodowego musi zostać przygotowana dla obu działań oddzielnie. W praktyce oznacza to podwójny nakład pracy.
Co dzieje się dalej?
KR: – Na etapie przygotowania i złożenia wniosku sporządzamy formularz, a następnie kompletujemy i weryfikujemy dokumentację. Zajmuje to zwykle od kilku do kilkunastu dni. Po złożeniu kompletnego wniosku warto założyć, że po weryfikacji formalnej przez ZUS może być konieczne złożenie korekty niektórych dokumentów. W bieżącym roku etap ten przypadł na okres wiosny i lata. Wstępne wyniki naboru ogłaszane są zazwyczaj do końca września. Jeżeli wniosek znajdzie się na liście rankingowej, wsparcie przechodzi w fazę wdrożeniową w następnym roku. Jeśli natomiast wniosek zostanie odrzucony, wnioskodawca ma prawo złożyć odwołanie. Ostateczna lista rankingowa publikowana jest pod koniec roku.
Nakład pracy jest więc uzależniony od wielu czynników i każdy wniosek wymaga indywidualnego podejścia. Z całą pewnością można jednak stwierdzić, że czasu na przygotowanie dokumentacji w okresie naboru jest bardzo mało, a praca wymaga wtedy ogromnego zaangażowania.
Kiedy więc najlepiej zacząć przygotowania?
KR: – Na podstawie dotychczasowych doświadczeń mogę potwierdzić, że wcześniejsze planowanie – rozpoczęte nawet w roku poprzedzającym – pozwala na spokojne, dokładne i efektywne przygotowanie projektu. Z kolei opracowywanie wniosków na ostatnią chwilę, tuż po ogłoszeniu naboru lub tydzień–dwa przed jego zakończeniem, prowadzi do ogromnej kumulacji pracy i zwiększa ryzyko błędów. Poza tym złożenie wniosku choćby o minutę po wyznaczonym czasie przekreśla cały włożony wysiłek – wniosek nie zostanie przyjęty.
Przygotowanie wniosku to nie wszystko. Trzeba zrealizować projekt, a następnie go rozliczyć. Czy to już pozostaje w gestii przedsiębiorcy? Jak SEKA wspiera firmy w tym obszarze?
KR: – Zdarza się, że klient jest dobrze przygotowany do złożenia wniosku i początkowo oczekuje wyłącznie wsparcia merytorycznego, np. w zakresie opracowania oceny obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego czy oceny ryzyka zawodowego. Duża część klientów potrzebuje jednak pomocy kompleksowej – od momentu przygotowania wniosku aż do etapu wdrożenia po wygranej w konkursie.
Warto podkreślić, że złożenie wniosku i uzyskanie dotacji nie kończy całego procesu. W przypadku przyznania dofinansowania wnioskodawca musi spełnić dodatkowe wymagania konkursowe na etapie wdrożeniowym, czyli po realizacji projektu. Może to obejmować m.in. ponowne opracowanie oceny ryzyka, wykonanie pomiarów środowiska pracy, przygotowanie instrukcji bezpieczeństwa dla poszczególnych procesów czy przeprowadzenie szkoleń pracowników. Wykonanie tych działań często jest warunkiem wypłaty kolejnej transzy dofinansowania.
Równie istotne jest to, że zgodnie z regulaminem konkursu wnioskodawca może być kontrolowany przez cały okres realizacji projektu – zarówno przez pracowników ZUS, jak i ekspertów Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP). Dlatego wsparcie na każdym etapie – od przygotowania po wdrożenie – jest niezbędne.
Przy wsparciu kompleksowym pozostajemy w stałym kontakcie z klientem zwykle przez co najmniej rok, a często dłużej. Wynika to z harmonogramu konkursu: początek roku to etap przygotowania i składania wniosków, następnie następuje weryfikacja formalna w ZUS, podczas której wnioskodawca może zostać wezwany do uzupełnienia braków. Kolejny krok to ocena merytoryczna przez ekspertów CIOP, ogłoszenie wstępnych wyników, ewentualny tryb odwoławczy i wreszcie realizacja projektów, która przypada zazwyczaj na początek kolejnego roku.
Na etapie wdrożeniowym nasze wsparcie polega na przygotowaniu, skompletowaniu i praktycznym wdrożeniu wszystkich działań związanych ze zmianą organizacji i warunków pracy wynikających z projektu.
Czy przedsiębiorca może aplikować tylko raz o takie wsparcie?
KR: – Nie, przedsiębiorca może aplikować wielokrotnie, jednak obowiązuje czas trwania projektu i utrzymania aktywności zawodowej zatrudnionych na stanowiskach objętych projektem, który trwa 3 lata od momentu uzyskania dofinansowania. Oznacza to, że jeśli firma otrzymała wsparcie w danym roku, to przez kolejne trzy lata jej ewentualne wnioski będą odrzucane.
Kolejny wniosek można złożyć dopiero w czwartym roku po zakończeniu realizacji projektu. Natomiast w przypadku gdy wnioskodawca nie zakwalifikował się na listę rankingową i nie otrzymał dofinansowania, ma prawo ubiegać się o środki już w kolejnym roku.
Spodziewany termin najbliższego konkursu ZUS – I kwartał 2026.
Więcej o wsparciu specjalistów SEKA w przygotowaniach do konkursu ZUS – czytaj TU
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
