BHP w dobie pracy zdalnej - jak przeprowadzić instruktaż dla pracownika home office?

Praca zdalna jest obecnie stałym elementem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Wykonywanie obowiązków poza biurem nie zwalnia jednak ani pracownika, ani pracodawcy z przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praca zdalna a BHP to zagadnienia, które idą w parze, ponieważ odpowiednie przygotowanie stanowiska oraz znajomość procedur wpływają nie tylko na komfort wykonywania obowiązków, lecz także na zdrowie i bezpieczeństwo zatrudnionych. Instruktaż powinien omawiać zasady pracy zdalnej z uwzględnieniem specyfiki stanowiska, rodzaju zadań oraz warunków, w jakich pracownik wykonuje obowiązki.

Jednym z najważniejszych elementów wdrażania pracy poza siedzibą firmy jest prawidłowo przeprowadzony instruktaż. Powinien on obejmować zarówno organizację stanowiska pracy zdalnej, jak i zasady bezpiecznego wykonywania obowiązków, ochrony informacji czy postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Znaczenie BHP w pracy zdalnej

BHP przy pracy zdalnej obowiązuje w takim samym stopniu jak podczas wykonywania obowiązków w siedzibie pracodawcy.

Zasady BHP przy pracy zdalnej wymagają organizacji stanowiska uwzględniając wymagania ergonomii tak samo jak w przypadku pracy z bura. Wielogodzinna praca przy komputerze, którą wykonujemy przy nieprawidłowo ustawionym biurku lub monitorze, może prowadzić do przeciążeń kręgosłupa, dolegliwości mięśniowo-szkieletowych oraz pogorszenia wzroku.

Nie można również pomijać kwestii związanych z higieny pracy związanej z organizacją miejsca wykonywania obowiązków. Obejmuje ona odpowiednie oświetlenie, regularne przerwy, właściwą temperaturę pomieszczenia oraz ograniczanie czynników wpływających negatywnie na koncentrację. Obecnie zwraca się także uwagę na uwarunkowania psychospołeczne związane z izolacją, stresem czy zacieraniem granic pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym.

W praktyce szczególne znaczenie ma to, aby w domu lub innym miejscu wskazanym przez pracownika były zapewnione bezpieczne warunki pracy. Dotyczy to także pomieszczeń mieszkalnych, jeżeli to właśnie tam znajduje się stanowisko pracy zdalnej.

Regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej

Obowiązujące przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy ustawą z 1 grudnia 2022 r. Zmiany te zastąpiły wcześniejsze regulacje dotyczące telepracy i dostosowały przepisy do współczesnych modeli zatrudnienia. Wcześniej część rozwiązań funkcjonowała na podstawie przepisów o szczególnych rozwiązaniach związanych z organizacją pracy w sytuacjach nadzwyczajnych.

Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie, pracę zdalną można wykonywać całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej jest to miejsce zamieszkania pracownika albo miejsce wskazane adresem zamieszkania pracownika, jednak przepisy dopuszczają inne lokalizacje, jeśli zapewnimy odpowiednie warunki wykonywania pracy.

Przepisy określają także zakres odpowiedzialności obu stron stosunku pracy. W przypadku pracy zdalnej pracodawca realizuje część obowiązków za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dotyczy to między innymi przekazywania dokumentacji, organizacji szkoleń czy zapoznawania pracownika z procedurami bezpieczeństwa.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być ustalone u danego pracodawcy w regulaminie, porozumieniu albo indywidualnym uzgodnieniu. Jeżeli w firmie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca powinien uwzględnić ich udział w ustalaniu zasad pracy zdalnej. W pozostałych przypadkach zasady są konsultowane z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Obowiązki pracownika przy pracy zdalnej

Pracownik, który wykonuje pracę zdalną, ma obowiązek przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosowania się do procedur obowiązujących u pracodawcy. W obszarze pracy zdalnej obowiązki pracownika obejmują również prawidłową organizację stanowiska oraz korzystanie z narzędzi pracy zgodnie z ich przeznaczeniem.

Oznacza to konieczność przygotowania miejsca pracy w sposób ograniczający ryzyko urazów i problemów zdrowotnych. Pracownik powinien zadbać o odpowiednie ustawienie monitora, krzesła i biurka, a także o właściwe oświetlenie stanowiska pracy. Pracownik powinien korzystać wyłącznie z przeznaczonych do tego narzędzi pracy oraz przestrzegać zasad ochrony informacji i poufności danych.

Jeżeli podczas wykonywania obowiązków pojawią się okoliczności, które wpływają na bezpieczeństwo, pracownik powinien postępować zgodnie z otrzymanymi instrukcjami. Dotyczy to zarówno awarii sprzętu, jak i zdarzeń, które mogą stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej niedopuszczalne jest również realizowanie obowiązków w miejscach narażonych na występowanie czynników chemicznych, szkodliwych czynników biologicznych czy innych warunków, które negatywnie wpływają na zdrowie ludzkie. Pracownik nie powinien wykonywać obowiązków w kontakcie z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie ani przy czynnościach powodujących intensywne brudzenie.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Pracodawca odpowiada za stworzenie warunków, które umożliwiają bezpieczne wykonywanie pracy poza siedzibą firmy. Jednym z podstawowych obowiązków jest opracowanie regulaminu pracy zdalnej lub odpowiednich procedur określających zasady jej wykonywania.

Do obowiązków pracodawcy należy również przygotowanie oceny ryzyka zawodowego oraz przekazanie pracownikowi informacji, które zawierają zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik powinien zostać zapoznany z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy poza biurem.

Dokumentacja powinna uwzględniać specyfikę wykonywanych obowiązków oraz wymagania związane z ergonomią stanowiska pracy. Powinna także odnosić się do warunków wykonywanej pracy, określonych przez pracodawcę i uzgodnionych z pracownikiem.

Pracodawca ma także obowiązek zapewnić narzędzia pracy niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych oraz pokryć niezbędne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Dotyczy to między innymi kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do realizacji zadań, a także zasad związanych z instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy.

Niezbędne są również szkolenia BHP. Pracodawca odpowiada za przygotowanie pracownika do wykonywania pracy zdalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także za przekazanie zasad postępowania, które obowiązują podczas realizacji obowiązków poza biurem.

Warto pamiętać, że przepisy BHP stosuje się do pracy zdalnej w zakresie wynikającym z charakteru tej formy pracy, z wyłączeniem obowiązków określonych dla typowych stanowisk organizowanych bezpośrednio w zakładzie pracy, jeżeli nie mają one zastosowania do pracy wykonywanej w miejscu wskazanym przez pracownika.

Ocena ryzyka zawodowego w pracy zdalnej

Ocena ryzyka zawodowego to jeden z fundamentów systemu bezpieczeństwa w pracy zdalnej. Dokument ten powinien zostać przygotowany na podstawie wyników analizy zagrożeń związanych z charakterem wykonywanych obowiązków.

Pracodawca zobowiązuje się w ten sposób do wskazania zagrożeń, które mogą występować podczas pracy wykonywanej poza biurem. Szczególna uwaga koncentruje się na ochronie układu mięśniowo-szkieletowego oraz wzroku, ponieważ to właśnie te obszary najczęściej są narażone na przeciążenia wynikające z długotrwałej pracy przy komputerze.

Dokument powinien zawierać również informację dotyczącą zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej oraz organizacji stanowiska pracy zdalnej. Pracownik powinien otrzymać taką dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznać się z jej treścią i potwierdzić ten fakt odpowiednim oświadczeniem. W praktyce może to nastąpić w oświadczeniu składanym przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków poza biurem.

Takie oświadczenie ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy następuje dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej. Potwierdza ono, że pracownik zapoznał się z dokumentacją, zasadami BHP oraz wymaganiami dotyczącymi organizacji stanowiska w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Czynności niedozwolone przy pracy zdalnej

Praca wykonywana poza siedzibą firmy nie oznacza całkowitej dowolności. Pracownik nadal jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa pracy oraz procedur obowiązujących w organizacji.

Niedopuszczalne są wszelkie działania polegające na nadużywaniu czasu pracy, nieusprawiedliwionych nieobecnościach czy celowym wprowadzaniu pracodawcy w błąd co do realizacji obowiązków zawodowych. Naruszeniem przepisów będzie również korzystanie z nieautoryzowanych urządzeń, lekceważenie zasad ochrony informacji oraz udostępnianie danych osobom nieuprawnionym.

Niezgodne z zasadami bezpieczeństwa jest także wykonywanie pracy w miejscach, które nie spełniają podstawowych wymagań ergonomicznych lub stwarzają zagrożenie dla zdrowia. Dotyczy to zarówno stałego stanowiska, jak i sytuacji okazjonalnych, gdy miejsce wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nie zostało prawidłowo przygotowane.

Szkolenia i informacja dla pracowników zdalnych

Szkolenie wstępne oraz szkolenia okresowe uczą prawidłowych nawyków związanych z organizacją pracy. Przepisy dopuszczają przeprowadzanie szkoleń w formie zdalnej. Z reguły odbywają się one za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Dla osób wykonujących pracę zdalną szkolenia powinny obejmować nie tylko ogólne zasady BHP, ale także zagrożenia charakterystyczne dla pracy poza biurem. W zależności od przyjętych procedur pracownik może potwierdzić w formie elektronicznej ukończenie szkolenia oraz zapoznanie się z przekazaną dokumentacją.

Podczas instruktażu należy omówić ocenę ryzyka zawodowego, organizację stanowiska pracy zdalnej oraz zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik powinien również poznać procedury obowiązujące w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie, zasady ochrony informacji oraz wymagania dotyczące korzystania ze sprzętu służbowego poza siedzibą firmy.

Szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy powinny być dostosowane do stanowiska, charakteru obowiązków oraz warunków ich wykonywania. Istotne jest także przygotowanie w sprawie bezpieczeństwa informacji, danych służbowych i narzędzi wykorzystywanych poza biurem.

W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających pracowników w różnych lokalizacjach dużą rolę odgrywa również nadzór BHP. Z tego powodu wiele firm decyduje się na współpracę z podmiotami, których specjalizacją jest obsługa BHP. Profesjonalne wsparcie obejmuje nie tylko szkolenia, lecz także bieżące doradztwo, przygotowanie wymaganej dokumentacji oraz pomoc w prawidłowej organizacji pracy zdalnej.