Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy zyskała nowe uprawnienia, które istotnie zmieniają sposób kontroli zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych. Inspektorzy mogą nie tylko kwestionować sposób wykorzystywania umów zlecenia czy współpracy B2B, ale również wszcząć postępowanie prowadzące do wydania decyzji administracyjnej o przekształceniu takiej umowy w stosunek pracy. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność ponownej oceny stosowanych modeli współpracy oraz ograniczenia ryzyka prawnego jeszcze przed ewentualną kontrolą.
Kontrola PIP to nie tylko analiza treści umowy
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest przekonanie, że o charakterze współpracy decyduje wyłącznie nazwa zawartej umowy. W praktyce organy kontrolne analizują przede wszystkim sposób wykonywania obowiązków. Jeżeli osoba świadczy pracę osobiście, w wyznaczonym miejscu i czasie, pod kierownictwem przedsiębiorcy oraz za wynagrodzeniem, istnieje ryzyko uznania, że w rzeczywistości wykonuje pracę w ramach stosunku pracy.
Ocenie podlega zarówno treść umowy, jak i codzienna praktyka jej realizacji. Nawet prawidłowo przygotowany dokument nie zapewni bezpieczeństwa, jeżeli współpraca faktycznie odbywa się według zasad charakterystycznych dla umowy o pracę.
Jakie ryzyka ponosi pracodawca?
Zakwestionowanie umowy cywilnoprawnej może prowadzić do daleko idących konsekwencji finansowych i organizacyjnych. W przypadku wydania decyzji przez Państwową Inspekcję Pracy przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zatrudnienia danej osoby na podstawie umowy o pracę. Decyzja wywołuje skutki w obszarze prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz prawa podatkowego.
Może to oznaczać konieczność rozliczenia składek ZUS, korekty rozliczeń podatkowych, udzielenia świadczeń pracowniczych, a także dochodzenia przez pracownika roszczeń dotyczących między innymi wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub urlopu. Dodatkowo nowelizacja przepisów przewiduje wyższe sankcje za nieprawidłowe zastępowanie umów o pracę umowami cywilnoprawnymi.
Najczęstsze błędy wykrywane podczas kontroli
Problemy najczęściej wynikają nie z samego wyboru rodzaju umowy, lecz z nieprawidłowego sposobu jej przygotowania i realizacji. Do najczęściej spotykanych nieprawidłowości należą zbyt ogólny opis przedmiotu umowy, określanie sztywnych godzin i miejsca wykonywania pracy, odwoływanie się do przepisów prawa pracy, brak możliwości powierzenia wykonania zadań zastępcy czy stosowanie pojęć właściwych dla stosunku pracy, takich jak urlop lub regulamin pracy.
Równie często ryzyko powstaje na etapie wykonywania umowy. Codzienne wydawanie poleceń, kontrolowanie obecności, obowiązek usprawiedliwiania nieobecności czy traktowanie umowy zlecenia jako okresu próbnego przed zatrudnieniem na etat mogą stanowić argument przemawiający za uznaniem, że strony faktycznie pozostają w stosunku pracy.
Audyt bezpieczeństwa umów cywilnoprawnych pozwala wykryć ryzyko przed kontrolą
Audyt bezpieczeństwa umów cywilnoprawnych to narzędzie, które umożliwia ocenę zgodności zarówno dokumentacji, jak i praktyki funkcjonującej w organizacji. Celem audytu jest identyfikacja obszarów ryzyka oraz przygotowanie rekomendacji ograniczających możliwość zakwestionowania stosowanych modeli współpracy.
Podczas audytu analizowane są obowiązujące umowy, sposób organizacji pracy, zakres podporządkowania osób współpracujących oraz procedury stosowane przez menedżerów. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje nie tylko ocenę aktualnej sytuacji, ale przede wszystkim konkretne działania naprawcze pozwalające dostosować organizację do obowiązujących przepisów.
Audyt to inwestycja w bezpieczeństwo organizacji
Przeprowadzenie audytu przed kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy pozwala znacząco ograniczyć ryzyko sporów oraz kosztownych konsekwencji finansowych. Daje również możliwość świadomego podjęcia decyzji, które stanowiska powinny pozostać objęte umowami cywilnoprawnymi, a gdzie zasadniejsze będzie zastosowanie umowy o pracę.
Audyt powinien zakończyć się praktycznymi rekomendacjami obejmującymi zmiany w dokumentacji, organizacji współpracy oraz szkolenia dla kadry zarządzającej i działów HR. To właśnie menedżerowie najczęściej decydują o sposobie wykonywania obowiązków przez współpracowników i mają realny wpływ na poziom ryzyka prawnego.
Jak SEKA może pomóc?
SEKA realizuje audyty bezpieczeństwa stosowania umów cywilnoprawnych prowadzone przez ekspertów prawa pracy. W ramach usługi analizujemy obowiązujące umowy, sposób wykonywania współpracy oraz zgodność praktyki z aktualnymi przepisami i orzecznictwem. Wskazujemy obszary wymagające zmian, przygotowujemy rekomendacje oraz pomagamy wdrożyć rozwiązania ograniczające ryzyko zakwestionowania umów przez Państwową Inspekcję Pracy.
Jeżeli w Twojej organizacji wykorzystywane są umowy zlecenia lub współpraca B2B, warto zweryfikować ich bezpieczeństwo jeszcze przed kontrolą. Audyt pozwala uniknąć kosztownych błędów i przygotować firmę na nowe realia kontroli PIP.
Autor: Jacek Baj, SEKA S.A.
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
